Administratorem Twoich danych osobowych jest Klub Sportowy Gaeshi Judo Kraków z siedzibą przy ul. Ruczaj 40/9, 30-409 Kraków (dalej: „Klub”).
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami:
- pisemnie: ul. Ruczaj 40/9, 30-409 Kraków,
- mailowo: ksgaeshi@gmail.com,
- telefonicznie: 508 117 202.
Niniejsza informacja dotyczy w szczególności danych osobowych:
- zawodników i członków Klubu,
- rodziców lub opiekunów prawnych zawodników niepełnoletnich,
- osób kontaktujących się z Klubem (np. przez formularz na stronie, e-mail lub telefonicznie),
- osób odwiedzających nasze profile i serwisy internetowe, w zakresie danych przetwarzanych przez Klub.
Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności Klubu, w następujących celach i na poniższych podstawach prawnych:
- Realizacja członkostwa w Klubie i prowadzenie zajęć sportowych – m.in. zapis do Klubu, prowadzenie list obecności, przydział do grup treningowych, kontakt organizacyjny z zawodnikami i rodzicami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem).
- Organizacja i udział w zawodach oraz wydarzeniach sportowych – np. zgłoszenia zawodników do zawodów, przekazywanie danych do związków sportowych, ubezpieczenia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes Klubu polegający na umożliwieniu startu w zawodach).
- Realizacja obowiązków prawnych Klubu – w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów o sporcie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na administratorze).
- Rozliczenia finansowe i obsługa płatności – wystawianie dokumentów księgowych, ewidencja wpłat składek i opłat za zajęcia (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
- Działania informacyjne i kontaktowe – udzielanie odpowiedzi na zapytania, wysyłanie bieżących informacji organizacyjnych (np. o zmianach w grafiku, obozach, zawodach) na podane adresy e-mail lub numery telefonów (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes Klubu w zapewnieniu sprawnej komunikacji).
- Działania promocyjne i marketingowe Klubu – w szczególności publikacja zdjęć i materiałów wideo z treningów oraz zawodów na stronie internetowej Klubu i w innych kanałach komunikacji Klubu, informowanie o ofercie zajęć (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Klubu, jeśli przepisy na to pozwalają).
- Dochowanie bezpieczeństwa i dochodzenie roszczeń – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z działalnością Klubu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Klubu).
W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. danych o stanie zdrowia) podstawą może być udzielona nam zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub inne właściwe przepisy prawa.
W zależności od relacji z Klubem możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne – imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny, płeć.
- Dane kontaktowe – adres zamieszkania lub korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu (w szczególności rodziców/opiekunów prawnych zawodników niepełnoletnich).
- Dane związane z uczestnictwem w Klubie – informacje o przynależności do grup treningowych, historii uczestnictwa w zajęciach i zawodach, posiadanych stopniach, osiągnięciach sportowych.
- Dane rozliczeniowe – informacje o dokonanych płatnościach, numer rachunku bankowego (jeśli jest przekazywany), dane wymagane przepisami podatkowymi.
- Dane szczególnych kategorii (zdrowotne) – informacje o stanie zdrowia istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa podczas zajęć (np. przeciwwskazania lekarskie), przekazywane wyłącznie dobrowolnie i w niezbędnym zakresie.
- Wizerunek – zdjęcia i materiały wideo z treningów, zawodów oraz wydarzeń klubowych, wykorzystywane do celów informacyjnych i promocyjnych Klubu, wyłącznie w zakresie udzielonej zgody lub prawnie uzasadnionego interesu Klubu.
Podanie danych w zakresie wymaganym przepisami prawa oraz niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy członkowskiej jest konieczne do korzystania z oferty Klubu. W pozostałym zakresie (np. zgoda na wykorzystanie wizerunku do celów promocyjnych) podanie danych jest dobrowolne.
W związku z realizacją celów opisanych powyżej Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- podmiotom świadczącym na rzecz Klubu usługi księgowe, prawne, doradcze lub audytorskie,
- podmiotom świadczącym usługi IT (np. dostawcom systemów do obsługi płatności, systemów mailingowych, hostingu strony internetowej) – w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług,
- polskim i międzynarodowym związkom oraz organizacjom sportowym – w zakresie wymaganym do zgłoszenia zawodników do zawodów lub prowadzenia klasyfikacji sportowych,
- organizatorom zawodów, obozów i innych wydarzeń sportowych, z którymi współpracuje Klub,
- bankom i operatorom płatności – w zakresie realizacji płatności,
- innym podmiotom, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów prawa (np. organom publicznym).
Co do zasady Klub nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacjom międzynarodowym. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach takie przekazanie okaże się konieczne (np. udział w zawodach poza EOG), nastąpi ono wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne instrumenty zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.
Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych. W praktyce oznacza to, że:
- dane związane z członkostwem w Klubie i uczestnictwem w zajęciach przechowujemy przez czas trwania umowy (członkostwa), a po jej zakończeniu – przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- dokumenty księgowe i rozliczeniowe, zawierające dane osobowe, przechowujemy przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe (co do zasady nie krócej niż 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy),
- dane przetwarzane na podstawie zgody (np. wizerunek wykorzystywany do celów promocyjnych) przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania,
- dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przechowujemy do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa.
Po upływie wskazanych okresów dane osobowe zostaną usunięte lub trwale zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.
| Prawo | Na czym polega | Jak z niego skorzystać |
|---|---|---|
| Prawo dostępu do danych | Możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje o sposobie przetwarzania. | Skontaktuj się z Klubem (mailowo lub pisemnie) z prośbą o udzielenie informacji lub udostępnienie kopii danych. |
| Prawo do sprostowania danych | Możesz żądać poprawienia lub uzupełnienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne. | Przekaż nam aktualne dane i wskaż, co wymaga poprawy – w wiadomości e-mail lub w formie pisemnej. |
| Prawo do usunięcia danych | Możesz żądać usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"), gdy nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, cofniesz zgodę lub skutecznie zgłosisz sprzeciw. | Prześlij do nas żądanie usunięcia danych. Rozpatrzymy je, biorąc pod uwagę obowiązki prawne wymagające dalszego przechowywania niektórych informacji. |
| Prawo do ograniczenia przetwarzania | Możesz żądać czasowego ograniczenia przetwarzania danych, np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość lub sprzeciwiasz się ich usunięciu. | Wskaż, jakiego zakresu danych i na jaki czas dotyczy żądanie ograniczenia oraz z jakiego powodu je składasz. |
| Prawo do przenoszenia danych | Możesz otrzymać dane, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi lub zażądać, byśmy zrobili to w Twoim imieniu (o ile jest to technicznie możliwe). | Złóż wniosek, wskazując, do jakiego administratora dane mają zostać przekazane lub w jakiej formie mają zostać Ci udostępnione. |
| Prawo sprzeciwu | Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego. | Wyślij do nas sprzeciw, wskazując, jakiego rodzaju przetwarzania dotyczy. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest dla nas zawsze wiążący. |
| Prawo wniesienia skargi do PUODO | Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. | Skargę możesz złożyć bezpośrednio do PUODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl). Zachęcamy także do wcześniejszego kontaktu z Klubem w celu wyjaśnienia sprawy. |
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie wymaganym do zawarcia i realizacji umowy członkostwa w Klubie lub udziału w zajęciach/wyjazdach jest konieczne – ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie umowy, udział w treningach lub wydarzeniach organizowanych przez Klub.
W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. zgoda na wykorzystanie wizerunku do celów promocyjnych, zgoda na otrzymywanie informacji marketingowych) masz prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Klub może aktualizować niniejszą informację o przetwarzaniu danych osobowych, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez publikację zaktualizowanej treści na stronie internetowej Klubu oraz, w miarę możliwości, bezpośrednio wobec osób, których dane dotyczą (np. drogą e-mailową). Przy każdej zmianie będziemy wskazywać datę, od której nowa wersja obowiązuje.